Retrospektive: Der Schlüssel zur kontinuierlichen Verbesserung im Team

Für Teams und Unternehmen, die sich ständig weiterentwickeln und verbessern wollen, hat sich die Methode der Retrospektive (kurz: Retro) als besonders effektiv erwiesen. In diesem Blogartikel möchte ich dir die Methode der Retrospektive näher bringen, dir zeigen, wie sie angewendet werden kann und welchen Nutzen sie für Teams und Unternehmen hat.

Was ist eine Retrospektive?

Eine Retrospektive ist ein strukturierter Prozess, bei dem ein Team regelmäßig zusammenkommt, um die vergangenen Arbeitsphasen zu reflektieren und sich selbst Feedback zu geben. Ziel ist es, aus Erfahrungen zu lernen und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern. Dabei werden sowohl positive als auch negative Aspekte der Zusammenarbeit beleuchtet. Retrospektiven sind ein wesentlicher Bestandteil agiler Methoden wie Scrum und Kanban, können aber auch in anderen Arbeitskontexten angewendet werden.

Die Phasen einer Retrospektive

Eine typische Retrospektive besteht aus fünf Phasen:

1. Set the Stage (Rahmen setzen): In dieser Phase wird das Team auf die Retrospektive eingestimmt. Es ist wichtig, eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen, in der alle Mitglieder bereit sind, ehrlich und konstruktiv zu kommunizieren.

2. Gather Data (Daten sammeln): Hier werden die Ereignisse und Erfahrungen der vergangenen Arbeitsperiode gesammelt. Dabei ist die Sichtweise jedes Teammitglieds wichtig.  Dies kann durch verschiedene Techniken wie Brainstorming, Umfragen oder Diagramme erfolgen.

3. Generate Insights (Erkenntnisse gewinnen): In dieser Phase analysiert das Team die gesammelten Daten und identifiziert Muster, Ursachen und Zusammenhänge. Ziel ist es, ein tieferes Verständnis für die aufgetretenen Probleme und Erfolge zu entwickeln.

4. Decide What to Do (Maßnahmen planen): Basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen werden konkrete Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit und der Arbeitsprozesse beschlossen.

5. Close the Retrospective (Abschluss): Zum Abschluss der Retrospektive reflektiert das Team den Verlauf des Meetings und plant die Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen. Es kann auch hilfreich sein, Feedback zur Retrospektive selbst zu sammeln, um den Prozess kontinuierlich zu verbessern.

Praktische Beispiele und Techniken

Um die Methode der Retrospektive besser zu veranschaulichen, möchte ich dir einige praktische Beispiele und Techniken vorstellen, die du in deiner nächsten Retrospektive anwenden kannst.

Die Start-Stop-Continue-Methode

Diese einfache Technik hilft dem Team, sich auf die wichtigsten Aspekte der Zusammenarbeit zu konzentrieren. Dabei werden drei Fragen gestellt:

– Start: Was sollten wir anfangen zu tun, um unsere Zusammenarbeit zu verbessern?

– Stop: Was sollten wir aufhören zu tun, weil es unsere Arbeit behindert?

– Continue: Was funktioniert gut und sollte beibehalten werden?

Jedes Teammitglied schreibt seine Antworten auf analoge oder digitale Haftnotizen, die dann an einer Wand oder in einem digitalen Whiteboard gesammelt und diskutiert werden.

Die 4Ls-Methode

Die 4Ls-Methode ist eine weitere effektive Technik zur Reflexion der vergangenen Arbeitsperiode. Dabei werden vier Kategorien betrachtet:

– Liked: Was hat uns gefallen?

– Learned: Was haben wir gelernt?

– Lacked: Was hat uns gefehlt?

– Longed for: Was haben wir uns gewünscht?

Auch hier werden die Antworten der Teammitglieder gesammelt und gemeinsam analysiert.

Die Timeline-Methode

Die Timeline-Methode eignet sich besonders gut, um den Verlauf eines Projekts oder einer Arbeitsperiode visuell darzustellen. Dabei wird eine Zeitachse erstellt, auf der wichtige Ereignisse, Erfolge und Herausforderungen markiert werden. Das Team kann dann die einzelnen Punkte diskutieren und daraus Erkenntnisse gewinnen.

Die Fünf-Warum-Methode (5-Why-Methode)

Die Fünf-Warum-Methode ist eine Technik zur Ursachenanalyse, bei der ein Problem oder Ereignis durch wiederholtes Fragen nach dem „Warum“ tiefer untersucht wird. Ziel ist es, die zugrunde liegenden Ursachen zu identifizieren und nicht nur die Symptome zu behandeln.

Beispiel:

– Problem: Das Projekt wurde nicht rechtzeitig abgeschlossen.

  – Warum? Weil wir zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet haben.

    – Warum? Weil wir keine klare Priorisierung hatten.

      – Warum? Weil wir uns nicht auf die wichtigsten Ziele geeinigt haben.

        – Warum? Weil wir zu wenig Zeit für die Planung hatten.

          – Warum? Weil wir die Planung immer wieder verschoben haben.

Durch diese Methode kann das Team die wahren Ursachen eines Problems identifizieren und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung ergreifen.

Nutzen der Retrospektive

Die regelmäßige Durchführung von Retrospektiven bietet zahlreiche Vorteile für Teams und Unternehmen:

1. Kontinuierliche Verbesserung: Durch die regelmäßige Reflexion der Arbeitsprozesse können Teams kontinuierlich lernen und sich verbessern. Dies führt zu effizienteren Arbeitsabläufen und besseren Ergebnissen.

2. Stärkung des Teamgeists: Retrospektiven fördern eine offene und vertrauensvolle Kommunikation innerhalb des Teams. Dies stärkt den Zusammenhalt und das gegenseitige Verständnis.

3. Frühzeitige Problemerkennung: Durch die regelmäßige Analyse der Arbeitsprozesse können Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor sie sich zu größeren Hindernissen entwickeln.

4. Erhöhung der Zufriedenheit: Wenn Teammitglieder die Möglichkeit haben, ihre Meinungen und Vorschläge einzubringen, fühlen sie sich wertgeschätzt und motiviert. Dies trägt zur allgemeinen Zufriedenheit und Produktivität bei.

5. Förderung der Innovationskraft: Retrospektiven bieten Raum für kreative Ideen und neue Ansätze. Dies fördert die Innovationskraft des Teams und des Unternehmens.

Generell ist eine Retrospektive für kleine Teams mit 4 Personen als auch große Teams mit bspw. 20 Personen nutzbar. Die regelmäßige Durchführung kann z.B. alle 3 Wochen oder auch “nur” alle 8 Wochen erfolgen und je nach Teamgröße sollte man dabei eine Stunde bis 3 Stunden einplanen. Die Durchführung ist persönlich vor Ort oder in einem Remote Setting möglich. 

Unterschied Retrospektive und Supervision

Während Retrospektiven hauptsächlich in agilen Teams zur kontinuierlichen Verbesserung der Arbeitsprozesse und Zusammenarbeit eingesetzt werden, dient Supervision der Reflexion und Verbesserung der beruflichen Praxis in verschiedenen professionellen Kontexten, insbesondere in sozialen, therapeutischen und beratenden Berufen. Retrospektiven sind in der Regel interne Teamveranstaltungen, während Supervision oft von einem externen Supervisor geleitet wird und sich auch auf die persönliche und berufliche Entwicklung der Teilnehmer konzentriert (z.B. durch Fallbesprechungen.

Fazit

Die Methode der Retrospektive ist ein wertvolles Werkzeug zur kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsprozessen und zur Stärkung des Teamgeists. Durch die regelmäßige Reflexion der vergangenen Arbeitsphasen können Teams aus ihren Erfahrungen lernen und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung ergreifen. Ob durch Techniken wie die Start-Stop-Continue-Methode, die 4Ls-Methode oder die Fünf-Warum-Methode – Retrospektiven bieten vielfältige Möglichkeiten, um die Zusammenarbeit und die Ergebnisse zu optimieren.

Indem du Retrospektiven in deinen Arbeitsalltag integrierst, kannst du nicht nur die Effizienz und Produktivität deines Teams steigern, sondern auch eine offene und vertrauensvolle Arbeitskultur fördern. Probiere es aus und erlebe selbst, wie Retrospektiven dazu beitragen können, dein Team und dein Unternehmen kontinuierlich zu verbessern und zu inspirieren.