Priorisierung im Team: Effektives Arbeiten mit der Eisenhower-Matrix und der Impact-Effort-Matrix

Ein erfolgreiches Team zeichnet sich nicht nur durch gute Kommunikation und Zusammenarbeit aus, sondern auch durch eine effektive Priorisierung der Aufgaben im Arbeitsalltag. Dabei können die Eisenhower-Matrix und die Impact-Effort-Matrix wertvolle Werkzeuge sein, um den Fokus auf die wichtigsten und dringendsten Aufgaben zu legen, die zusätzlich eine hohe Wirkung erzielen. In diesem Blogbeitrag werden wir uns genauer mit diesen beiden Methoden zur Priorisierung im Team beschäftigen.

Priorisierung im Team mit Eisenhower-Matrix und Impact-Effort-Matrix

Wie Teams vom „Reaktionsmodus“ zu verantwortungsvoller Priorisierung kommen

Aktiv priorisieren kann ein Team erst durch klar delegierte Entscheidungsspielräume, Kompetenzaufbau und eine Kultur, in der Verantwortung „sicher“ ist. Der erste Schritt ist, dass die Führungskraft Priorisierungsverantwortung inklusive klarer Leitplanken bewusst ins Team verlagert: Welche Ziele sind verbindlich, welche Kriterien entscheiden (z. B. Kundennutzen, Risiko, strategischer Beitrag, Aufwand), wo darf das Team selbst entscheiden und wann braucht es Eskalation. Parallel braucht es sowohl fachliche Fähigkeit (Transparenz über Arbeit, realistische Aufwandsschätzung, Verständnis von Abhängigkeiten, Kenntnis von Methoden) als auch mentale Bereitschaft (Mut, Nein zu sagen, Konflikte auszutragen, Unklarheiten anzusprechen), damit Priorisieren nicht als Machtkampf erlebt wird, sondern als Beitrag zur gemeinsamen Wirksamkeit.

Rolle von Führung bei der Priorisierung im Team

Die Führungskraft wirkt dabei als Befähiger:in: Sie schützt Fokuszeiten, reduziert Störfeuer, fordert Entscheidungen ein und macht Trade-offs explizit („Wenn wir A vorziehen, verschiebt sich B“). Ein Coach kann diesen Prozess unterstützen, indem er Selbstorganisation strukturiert unterstützt (z. B. Entscheidungsregeln, Meeting-Routinen, Rollenklärung, Feedbackschleifen) und das Team darin stärkt, Prioritäten regelmäßig zu überprüfen, statt nur „abzuarbeiten“.

Priorisierung in Scrum Teams

In gut aufgesetzten Scrum-Umgebungen liegt Priorisierung nicht ausschließlich bei einer Einzelperson, sondern ist im Zusammenspiel aus Product Owner (Wert-/Zielpriorisierung im Product Backlog) und Development Team (Umsetzung, Aufwandverständnis, Sprint-Fokus und die Frage „Was schaffen wir realistisch?“) stark im Team verankert. Entscheidend ist außerdem ein gemeinsames Fundament aus Werten und Grundsätzen: Wie arbeiten wir zusammen, wofür stehen wir, wie treffen wir Entscheidungen, was bedeutet Qualität, und wie gehen wir mit Fehlern um? Wenn diese Rahmenbedingungen stehen, wird Priorisierung zur Routine: Das Team macht Arbeit früh sichtbar, bewertet sie gemeinsam, entscheidet nachvollziehbar und übernimmt Verantwortung, ohne dass jede Entscheidung nach oben delegiert werden muss.

Zusammenfassung: Wenn die notwendigen Rahmenbedingungen geklärt und Kompetenzen vorhanden sind, unterstützen Methoden wie die Eisenhower-Matrix und die Impact-Effort-Matrix das Team bei der Priorisierung.

Die Eisenhower-Matrix 

Die Matrix wurde nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt und ist ein einfaches, aber effektives Tool, um Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren.

Die Eisenhower-Matrix besteht aus vier Quadranten:

  1. Dringend und wichtig: Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen und eine hohe Priorität haben. Hier sollte das Team seine volle Aufmerksamkeit und Energie investieren. Inhaltlich kann es sich dabei beispielsweise um rechtliche Themen handeln oder Themen, wo es sich um kundenrelevante Fehlerbehebungen handelt.
  2. Wichtig, aber nicht dringend: Aufgaben, die langfristig wichtig sind, aber keinen sofortigen Handlungsbedarf haben. Diese Aufgaben sollten geplant und zeitlich eingeordnet werden, um eine rechtzeitige Erledigung sicherzustellen.
  3. Dringend, aber nicht wichtig: Aufgaben, die zwar schnell erledigt werden müssen, aber keinen großen Einfluss auf die langfristigen Ziele haben. Hier ist es wichtig, zu überlegen, ob diese Aufgaben delegiert oder sogar ganz vermieden werden können.
  4. Nicht dringend und nicht wichtig: Aufgaben, die keinen direkten Nutzen oder Einfluss haben. Diese Aufgaben sollten nach Möglichkeit komplett vermieden werden, um Zeit und Ressourcen für wichtigere Aufgaben freizumachen.

Unterscheidung zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben

In Teams ist es manchmal sinnvoll, sich vor der Priorisierung mittels Eisenhower-Matrix mit dem Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben auseinanderzusetzen. 

Wichtige Aufgaben sind zukunftsorientiert – mit der Erledigung dieser Aufgaben nähert sich das Team der Erreichung ihrer Vision, Mission und Ziele. Das Team kann frei und selbstbestimmt agieren. Typische Beispiele: Launch einer verbesserten Produktlinie oder Start einer neuen Werbekampagne.

Ist eine Aufgabe hingegen dringend, weil der Termin zur Erledigung direkt bevorsteht, hat das Team keinen Handlungsspielraum mehr. Das Team ist fremdbestimmt und kann nur noch reagieren. Typische Beispiele: Kundenbeschwerden oder rechtliche Umsetzungen

Die Eisenhower-Matrix ermöglicht es dem Team, einen klaren Überblick über die Prioritäten zu behalten und sicherzustellen, dass wichtige Aufgaben nicht vernachlässigt werden.

Die Impact-Effort-Matrix

Diese Matrix ist ein weiteres nützliches Tool zur Priorisierung im Team. Hierbei werden Aufgaben nach ihrer Wirkung (Impact) und dem Aufwand (Effort) kategorisiert.

Die Impact-Effort-Matrix besteht aus vier Quadranten:

  1. Hohe Wirkung, geringer Aufwand: Aufgaben, die eine große Wirkung haben, aber wenig Aufwand erfordern. Man nennt sie auch Quick wins. Diese Aufgaben sollten höchste Priorität haben, da sie große Ergebnisse mit wenig Aufwand erzielen können.
  2. Hohe Wirkung, hoher Aufwand: Aufgaben, die eine große Wirkung haben, aber auch einen hohen Aufwand erfordern. Diese wichtigen Projekte sollten gut geplant und strukturiert angegangen werden, um den maximalen Nutzen zu erzielen.
  3. Geringe Wirkung, geringer Aufwand: Aufgaben, die wenig Wirkung haben und wenig Aufwand erfordern. Diese Aufgaben sind Lückenfüller und können entweder delegiert oder erledigt werden, wenn es die Zeit gerade erlaubt.
  4. Geringe Wirkung, hoher Aufwand: Aufgaben, die wenig Wirkung haben, aber einen hohen Aufwand erfordern. Diese Zeitverschwender Aufgaben sollten nach Möglichkeit vermieden werden, um Ressourcen für wichtigere Aufgaben zu investieren.
Impact-Effort-Matrix - Grafik_coaching-neuherz.at

Diese Matrix ermöglicht es dem Team, die Aufgaben nach ihrem Wert und Aufwand zu bewerten und so die richtigen Prioritäten zu setzen.

Tabelle: Entscheidungshilfe für die optimale Priorisierungsmethode

Wenn es vor allem darum geht, im Tagesgeschäft schnell Klarheit zu bekommen („Was muss heute passieren und was kann warten oder delegiert werden?“), ist die Eisenhower-Matrix meist die bessere Wahl, weil sie Dringlichkeit und Wichtigkeit trennt.

Geht es dagegen um Initiativen, Projekte oder Verbesserungen, bei denen ihr Wirkung und Aufwand realistisch einschätzen könnt, eignet sich die Impact–Effort-Matrix stärker, weil sie Ressourcen gezielt auf Nutzen optimiert.

AspektEisenhower-MatrixImpact-Effort-Matrix
InhaltDringlichkeit und Wichtigkeit unterscheidenWirkung (Impact) und Aufwand (Effort) abwägen
ZeithorizontKurzfristige Aufgaben mit Deadlines oder ZeitdruckMittelfristige bis langfristige Projekte
PlanbarkeitGeringe Planbarkeit und schnelle Einschätzung nötigAufwand und Nutzen können gut abgeschätzt werden
ZielTagesgeschäft strukturieren und reagierenStrategisch planen und Ressourcen gezielt einsetzen
UmfangViele kleine, operative To-DosGrößere Initiativen oder Projekte mit mehreren Beteiligten

Die Eisenhower-Matrix hilft besonders bei unplanbaren, kurzfristigen Aufgaben mit Zeitdruck, während die Impact–Effort-Matrix ihre Stärke ausspielt, wenn ihr planbarer arbeitet und Optionen vergleichen wollt.

Kurz: Eisenhower für operative To-Do´s und Priorität im Moment, Impact–Effort für strategische Entscheidungen, Projektportfolios und „Was lohnt sich wirklich?“

Steigerung der Produktivität

Beide Methoden sind wertvolle Werkzeuge, um die Priorisierung im Team zu erleichtern. Sie helfen dabei, den Fokus auf die wichtigsten und wirkungsvollsten Aufgaben zu legen und Zeit und Ressourcen effektiv zu nutzen. Durch regelmäßige Anwendung dieser Methoden kann das Team seine Produktivität steigern und bessere Ergebnisse erzielen.

„Priorisierung bedeutet nicht, alles zu schaffen, sondern das Richtige zur richtigen Zeit zu tun.“ – Doris Neuherz, Coachin für Teamentwicklung und Führungskräfte-Coaching

Es ist wichtig zu beachten, dass Priorisierung ein kontinuierlicher Prozess ist und regelmäßig überprüft und angepasst werden sollte. Teams sollten gemeinsam daran arbeiten, ihre Prioritäten zu definieren und sicherzustellen, dass alle Mitglieder des Teams die gleiche Vorstellung von den wichtigsten und wirkungsvollsten Aufgaben haben. Dabei kann beispielsweise ein Agile Coach unterstützen.

Studien zur Wichtigkeit von Priorisierung

Priorisierung wirkt sich messbar auf Leistung und Wohlbefinden aus. Eine systematische Übersichtsarbeit (Systematic Review) in Frontiers in Education hat Ergebnisse aus 107 empirischen Studien aus Bildungs- und Arbeitskontexten zusammengeführt. Das Fazit: Strategien wie Planung, Zielsetzung, Priorisierung und Aufgabenorganisation gehören zu den besonders wirksamen Hebeln, um Produktivität, Performance und Wohlbefinden zu verbessern. In den ausgewerteten Workplace-Studien zeigte sich zudem ein deutlicher positiver Zusammenhang zwischen Priorisieren und Leistung (u. a. berichtet mit r ≈ 0,46). Kurz gesagt: Wer Prioritäten aktiv klärt, erhöht die Chance, dass Energie in wirksame Aufgaben fließt, statt in Dauer-Dringlichkeit und Reaktionsmodus.

3 Vorteile von Priorisierung im Team

a) Ihr spart Zeit: Ihr könnt Zeitfresser erkennen, seht schneller die wichtigsten Aufgaben und könnt diese sofort erledigen.

b) Ihr habt weniger Stress: Stress entsteht, wenn wir das Gefühl haben, die Kontrolle zu verlieren oder Dinge nicht rechtzeitig zu schaffen. Wir werden hektisch und werden dadurch oft auch ineffizient. Durch Priorisierung ist der Fokus klar, ihr könnt fokussiert eure Aufgaben bearbeiten und somit eure vorhandene Energie gewinnbringend einsetzen.

c) Ihr erreicht eure Ziele: Das klare und gemeinsame Verständnis über eure Prioritäten, hilft effizienter und termingerecht ans Ziel zu kommen. Und ja, jede Priorisierung ist eine Entscheidung, die getroffen werden muss.

Wichtig: Investiert ausreichend Zeit und trefft euch zu einem Workshop, um die richtigen Prioritäten zu setzen, denn die Prioritätensetzung selbst ist bereits eine Priorität.

3 Vorteile von Priorisierung im Team - Grafik_coaching-neuherz.at

FAQs: Häufige Fragen zum Thema Priorisierung

Was tun, wenn „alles dringend“ wirkt und jede:r etwas anderes priorisiert?

Wenn im Team gefühlt alles brennt, fehlt oft ein gemeinsames Priorisierungs-Kriterium (Zielbeitrag, Risiko, Kundenimpact, Deadline). Macht dann kurz gemeinsame Sichtbarkeit: Was ist wirklich „dringend und wichtig“ (Eisenhower) und was hat den höchsten Impact bei vertretbarem Effort (Impact–Effort)? Als Führungskraft hilft ein klarer Entscheidungsrahmen: „Wir priorisieren nach Kundennutzen + Risiko + Zielbeitrag und erst danach nach Lautstärke.“

Wie gehen wir mit spontanen Ad-hoc-Anfragen (Chat, Mails, „Kannst du kurz…?“) um, ohne ständig umzuplanen?

Legt eine Teamregel fest: Ad-hoc ist nicht automatisch Quadrant 1. Prüft kurz: Ist es dringend und wichtig oder nur dringend? Dringend-aber-nicht-wichtig wird konsequent delegiert, gebündelt (z. B. feste „Service-Zeiten“) oder mit klarer Antwort versehen: „Wir nehmen das ins Backlog und priorisieren es im nächsten Slot.“ Das reduziert Kontextwechsel und schützt Fokuszeiten.

Wie priorisieren wir, wenn Stakeholder widersprüchliche Erwartungen haben?

Nutzt die Impact–Effort-Matrix als neutralen Gesprächsanker: „Welche Option bringt den größten Nutzen für Ziel X und zu welchem Aufwand?“ Ergänzt das um ein kurzes Alignment: Welche 1–2 Ziele sind diese Woche/Quartal nicht verhandelbar? Wenn nötig: macht Prioritäten explizit als Trade-off („Wenn wir A hochziehen, verschieben wir B.“), denn das schafft Transparenz statt stiller Überlastung.

Wie entscheiden wir, was wir delegieren (und was nicht)?

Eisenhower hilft sofort: Alles „dringend, aber nicht wichtig“ ist ein Delegationskandidat, was aber nur klappt, wenn Aufgaben, Kompetenzen und Entscheidungsrahmen sauber geklärt sind. Gute Leitfrage: „Welche Entscheidung braucht mich und was kann mit klaren Leitplanken im Team oder durch ein anderes Team gelöst werden?“ Kombiniert das mit Impact–Effort: Quick Wins lassen sich oft gut delegieren, weil Nutzen hoch und Aufwand gering ist.

Wie integrieren wir Eisenhower- oder Impact–Effort-Priorisierung in Meetings, ohne mehr Meetingzeit zu erzeugen?

Halte es leichtgewichtig: 10 Minuten reichen oft. Startet z. B. im Weekly mit einer Mini-Routine:

  • Top-10 Themen sammeln (max. 2 Minuten)
  • Kurz clustern in Eisenhower oder Impact–Effort (5 Minuten)
  • Entscheiden: Was machen wir diese Woche und was bewusst nicht? (3 Minuten)
    Wichtig ist der letzte Schritt: Priorisieren ist auch Nein-sagen und das darf im Protokoll stehen.

Fazit: Fokus und Zielerreichung mit den richtigen Methoden

Insgesamt kann die richtige Priorisierung im Team dazu beitragen, dass wichtige Aufgaben nicht übersehen werden und dass das Team seine Ziele effektiv erreicht. Die Eisenhower-Matrix und die Impact-Effort-Matrix sind wertvolle Werkzeuge, um diesen Prozess zu unterstützen und das Team auf dem richtigen Weg zu halten. Das Team vermeidet dadurch Überlastung und Stress und wird durch die Priorisierung der Aufgaben effizienter, produktiver und organisierter.

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