Ein Feedbackgespräch kann sich anfühlen wie ein Scheinwerfer, der plötzlich auf Sie gerichtet ist. Selbst wenn Sie grundsätzlich offen sind, meldet sich oft etwas sehr Menschliches: der Wunsch, gut dazustehen, nicht zu enttäuschen, keine Angriffsfläche zu bieten. Genau diese innere Dynamik entscheidet jedoch darüber, ob Feedback bei Ihnen als Bedrohung ankommt oder als Orientierung, die Sie für sich nutzen können.
Wenn Sie sich auf ein Feedbackgespräch vorbereiten, geht es nicht darum, jede Formulierung zu kontrollieren. Es geht um etwas Wirksameres: Sie schaffen sich innerlich Stabilität, damit Sie zuhören, sortieren und klug reagieren können. Ihr Gehirn nimmt zuerst Sicherheit wahr (oder eben nicht) und erst dann Inhalte. Je mehr Sie Sicherheit in sich selbst herstellen, desto mehr bleibt Ihr Kopf frei für das Wesentliche.
„Ein gutes Feedbackgespräch fühlt sich nicht wie ein Urteil an, sondern wie ein Kompass: Es zeigt Ihnen die Richtung, in die es gehen darf.“ – Doris Neuherz, Feedback-Enthusiastin
Was ein Feedbackgespräch aus Empfänger:innen-Sicht ist
Ein Feedbackgespräch ist ein strukturiertes Gespräch über Wirkung, Erwartungen und Entwicklung. Sie bekommen eine Rückmeldung zu beobachtbarem Verhalten oder Ergebnissen und können daraus Klarheit für die nächsten Schritte gewinnen. Idealerweise ist es keine Einbahnstraße, sondern ein Dialog, in dem Sie nachfragen und gemeinsam Vereinbarungen treffen.
Wichtig ist: Feedback kann leistungsfördernd sein, aber nicht automatisch. Forschung zeigt, dass Feedback je nach Art und Fokus auch negative Effekte haben kann, wenn es z. B. beschämend, zu vage oder auf die Person statt auf das Verhalten gerichtet ist.
Vorbereitung auf das Feedbackgespräch: Das innere Setup entscheidet über die Wirkung
Viele Menschen gehen in ein Feedbackgespräch und hoffen, „dass es schon nicht so schlimm wird“. Besser ist: Sie gehen vorbereitet hinein und wissen, wie Sie sich selbst führen. Das reduziert Stress und erhöht Ihre Handlungsfähigkeit.
Schritt 1: Klären Sie Ihr Ziel für das Feedbackgespräch
Überlegen Sie vorab, was Sie aus dem Gespräch mitnehmen möchten. Ein klares Ziel lenkt Ihre Aufmerksamkeit weg vom „Wie komme ich an?“ hin zum „Was kann ich lernen?“.
Mögliche Ziele:
- „Ich möchte konkret verstehen, was erwartet wird.“
- „Ich will zwei Dinge herausfiltern, die ich sofort verbessern kann.“
- „Ich möchte klären, wie Erfolg in meiner Rolle gemessen wird.“
Kurz zusammengefasst: Wenn Sie mit einem Growth Mindset und Ziel ins Feedbackgespräch gehen, entsteht Fokus und Sie sind weniger ausgeliefert.
Schritt 2: Sammeln Sie 3 Situationen, auf die das Feedback wahrscheinlich Bezug nimmt
Denken Sie an typische Berührungspunkte: Meetings, Projekt-Deadlines, Kund:innenkontakt, Kommunikation im Team. Notieren Sie kurz: Was lief gut, wo gab es Reibung, was war schwierig. Das hilft Ihnen, Feedback schneller einzuordnen und nicht in Schockstarre zu geraten.
Kurz zusammengefasst: Situationswissen macht Sie aufnahmefähiger, weil Ihr Gehirn weniger raten muss.
Schritt 3: Formulieren Sie Ihre „Schlüssel-Fragen“ vorab
Wenn Sie nervös sind, sind kluge Fragen Ihr Rettungsanker. Sie bringen Struktur ins Gespräch und zeigen professionelle Reife.
Drei besonders hilfreiche Fragen:
- „Können Sie mir ein konkretes Beispiel nennen, damit ich es gut verstehe?“
- „Welche Wirkung haben Sie beobachtet oder welche Folge ist entstanden?“
- „Woran würden Sie in zwei Wochen merken, dass es besser läuft?“
Kurz zusammengefasst: Gute Fragen verwandeln Feedback im Feedbackgespräch von Meinung in umsetzbare Information.
Schritt 4: Bereiten Sie auch Ihr eigenes Feedback an die Person vor
Im Optimalfall ist ein Feedbackgespräch keine Einbahnstraße. Notieren Sie sich vorab 1–2 konkrete Punkte, zu denen Sie Feedback z. B. an die Abteilungsleiter:in, Teamleiter:in oder Projektleiter:in geben möchten.
Nutzen Sie dafür die WWW-Methode (Wahrnehmung – Wirkung – Wunsch):
- Wahrnehmung: „Mir ist aufgefallen, dass …“ (konkrete Beobachtung, ohne Bewertung)
- Wirkung: „Das führt bei mir/bei uns dazu, dass …“ (Auswirkung benennen)
- Wunsch: „Ich wünsche mir für die Zukunft …“ (konkreter nächster Schritt)
Beispiel: „Mir ist aufgefallen, dass Informationen zu Prioritäten oft sehr kurzfristig kommen. Das führt bei mir dazu, dass ich Arbeit doppelt mache oder unsicher werde. Ich wünsche mir, dass wir Prioritäten einmal pro Woche kurz fixieren.“
Kurz zusammengefasst: Wenn Sie Ihr Feedback vorbereiten, bleiben Sie wertschätzend und klar, denn so wird das Gespräch ein Dialog auf Augenhöhe.
Und ganz praktisch: Nehmen Sie Stift & Papier (oder Ihr Notebook) mit ins Gespräch. Notizen sind kein Misstrauenssignal, sondern zeigen Professionalität: „Ich schreibe mir das kurz mit, damit ich es später präsent habe und gut umsetzen kann.“ So behalten Sie Kernpunkte im Blick, können Vereinbarungen sauber festhalten und vermeiden, dass wichtige Details im Nachgang „untergehen“. Außerdem hilft Mitschreiben, emotional weniger in den Stressmodus zu kippen, weil Ihr Kopf entlastet wird.
„Ein Feedbackgespräch ohne Notizen ist wie ein guter Workshop ohne Protokoll: Es fühlt sich gut an, verpufft aber leicht.“ – Doris Neuherz, Feedback-Enthusiastin
Ablauf eines Feedbackgesprächs: Was typischerweise passiert und wie Sie es steuern
Ein Feedbackgespräch folgt oft einem ähnlichen Muster, egal ob es formal oder informell ist. Wenn Sie den Ablauf kennen, wirkt es weniger bedrohlich, weil Ihr Kopf eine Landkarte hat.
1) Einstieg und Rahmen
Die andere Person wie z.B. Ihre Führungskraft setzt den Rahmen: Anlass, Ziel, Dauer. Wenn das fehlt, dürfen Sie aktiv nachfragen:
„Damit ich mich gut orientieren kann: Worum geht es Ihnen heute konkret und was wäre ein gutes Ergebnis?“
2) Beobachtungen und Beispiele
Hier werden Situationen beschrieben (idealerweise konkret). Achten Sie darauf, ob es um Verhalten und Wirkung geht oder ob pauschale Urteile fallen. Wenn es zu allgemein wird, bitten Sie freundlich um Konkretisierung:
„Können Sie mir sagen, in welcher Situation Ihnen das besonders aufgefallen ist?“
3) Ihre Perspektive und Klärung
Jetzt ist Ihr Moment, ohne in die Rechtfertigung zu rutschen. Eine gute Haltung ist: erst verstehen, dann einordnen. Sie können sagen:
„Ich möchte sicherstellen, dass ich es richtig verstanden habe. Sie meinen…, stimmt das so?“
4) Erwartung und Vereinbarung
Zum Schluss geht es um das „Was jetzt?“: Änderungen, Prioritäten, Unterstützung, Zeitpunkte. Wenn das nicht kommt, initiieren Sie es:
„Was ist der wichtigste nächste Schritt aus Ihrer Sicht und wie prüfen wir gemeinsam, ob er wirkt?“
Tipp: Halten Sie spätestens hier schriftlich fest: Was genau soll sich ändern? Bis wann? Woran wird es erkennbar? Notizen machen den Unterschied zwischen „nettes Gespräch“ und „wirksame Umsetzung“.
Kurz zusammengefasst: Wenn Sie den Ablauf eines Feedbackgesprächs aktiv mitgestalten, fühlen Sie sich nicht passiv bewertet, sondern beteiligt und handlungsfähig.
Tabelle: Ihr Spickzettel fürs Feedbackgespräch für maximale Klarheit und minimale Nervosität
| Phase im Feedbackgespräch | Ihr Fokus | Beispiel-Satz | Wirkung auf Sie und das Gespräch |
|---|---|---|---|
| Einstieg | Rahmen klären | „Was wäre heute ein gutes Ergebnis für Sie?“ | Sicherheit, Orientierung |
| Beispiele | Um Konkretisierung bitten | „Können Sie mir ein konkretes Beispiel nennen?“ | weniger Interpretationsspielraum |
| Klärung | Verständnis sichern | „Wenn ich Sie richtig verstehe, geht es um…?“ | Missverständnisse sinken |
| Vereinbarung | Umsetzung definieren | „Woran merken wir beide, dass es besser läuft?“ | Verbindlichkeit, schriftlicher Plan |
Wie Sie im Feedbackgespräch professionell reagieren (auch wenn es unangenehm ist)
Der entscheidende Unterschied liegt selten in Ihrer Kompetenz, sondern in Ihrer Reaktion auf Druck. Hier sind Reaktionsmuster, die Sie bewusst wählen können.
Reaktion 1: Erst aufnehmen, dann antworten
Wenn Feedback unerwartet ist, ist Schweigen kein Versagen, sondern Stärke. Sie dürfen sich Zeit geben:
„Ich möchte kurz darüber nachdenken, damit ich nicht vorschnell antworte.“
Diese Pause signalisiert Selbstführung. Und sie verhindert, dass Sie aus Reflex verteidigen.
Reaktion 2: Spiegeln statt diskutieren
Viele Konflikte entstehen, weil Menschen über Interpretation streiten. Spiegeln reduziert Spannung:
„Sie haben beobachtet…, und die Wirkung war…, ist das korrekt?“
Wenn die andere Person zustimmt, haben Sie gemeinsamen Boden. Wenn nicht, klären Sie, bevor Sie reagieren.
Reaktion 3: Trennen Sie Inhalt, Emotion und Identität
Ein häufiger innerer Fehler ist: „Wenn ich kritisches Feedback bekomme, bin ich schlecht.“ Das ist menschlich, aber nicht hilfreich. Besser ist: Feedback sagt etwas über ein Verhalten oder Ergebnis in einem Kontext aus und nichts über Ihren Wert.
Das passt auch zu Forschung zur Wirksamkeit von Feedback: Feedback ist besonders hilfreich, wenn es auf Aufgabe, Prozess oder Selbstregulation zielt, statt auf die Person.
Kurz zusammengefasst: Professionell reagieren heißt nicht, alles gut zu finden, sondern ruhig zu bleiben, zu klären und das Nützliche herauszufiltern.
Umgang mit positivem Feedback
Wenn Sie positives Feedback bekommen: Nehmen Sie es bewusst an. Viele Menschen „wischen“ Lob reflexartig weg („Ach, das war doch nichts“), weil es sich ungewohnt anfühlt. Damit verschenken Sie eine Lernchance. Machen Sie stattdessen das Positive konkret: Fragen Sie nach Beispielen und nach dem Warum. Zum Beispiel: „Danke! Was genau hat für Sie den Unterschied gemacht?“ oder „Welche Wirkung hat das bei Ihnen/bei Kund:innen ausgelöst?“ So wird das positive Feedback nutzbar: Sie erkennen, welches Verhalten Sie gezielt wiederholen sollten. Und ja: Ein schlichtes „Danke, das nehme ich mit“ ist bereits eine professionelle, starke Reaktion.
Wenn Sie mit Kritik im Feedbackgespräch konfrontiert werden:
5 Sätze, die sofort Stabilität geben
Sie müssen nicht perfekt formulieren, sondern Sie brauchen nur wenige Sätze, die Haltung zeigen und das Gespräch in eine produktive Richtung lenken.
- „Danke, ich möchte das verstehen. Können Sie mir ein Beispiel nennen?“
- „Was wäre aus Ihrer Sicht die gewünschte Alternative im Verhalten?“
- „Was ist daran für das Team oder Ergebnis am wichtigsten?“
- „Welche Priorität hat dieses Thema im Vergleich zu anderen Erwartungen?“
- „Was würde Ihnen in zwei Wochen zeigen, dass es besser läuft?“
Kurz zusammengefasst: Diese Sätze unterstützen Sie im Feedbackgespräch, ohne defensiv zu werden.
Was tun, wenn Feedback unfair, unklar oder emotional wirkt?
Nicht jedes Feedback ist gut gegeben. Trotzdem können Sie professionell reagieren, ohne sich klein zu machen.
Wenn Feedback zu vage ist
Sagen Sie ruhig:
„Ich nehme die Rückmeldung ernst. Damit ich etwas ändern kann, brauche ich eine konkrete Situation und ein beobachtbares Beispiel.“
Wenn Feedback persönlich angreift
Bleiben Sie bei der Sachebene:
„Ich möchte gern beim konkreten Verhalten bleiben. Was genau haben Sie gesehen oder gehört, und welche Wirkung hatte es?“
Wenn Sie innerlich getriggert sind
Geben Sie sich Raum:
„Ich merke, das beschäftigt mich gerade. Ich möchte mich kurz sortieren und dann konstruktiv weiterreden.“
Andere Perspektiven anerkennen
Wenn Feedback „nicht stimmt“ oder unfair wirkt: Perspektive anerkennen, ohne es persönlich zu nehmen.
Auch wenn Sie die Situation anders erlebt haben, kann es sinnvoll sein, anzuerkennen: In der Realität der anderen Person fühlt es sich so an. Das heißt nicht, dass Sie „schuldig“ sind oder alles übernehmen müssen. Es heißt nur: Diese Wahrnehmung existiert und sie beeinflusst Beziehung, Zusammenarbeit und Vertrauen. Manchmal handelt es sich auch um einen blinden Fleck, den Sie noch nicht erkennen können. Sie können sagen: „Ich sehe das anders, aber ich verstehe, dass es bei Ihnen so angekommen ist.“
Danach entscheiden Sie bewusst:
(1) Was davon ist ein Missverständnis, das geklärt werden sollte?
(2) Was ist ein Hinweis darauf, dass Ihre Wirkung tatsächlich anders ankommt, als Sie beabsichtigen?
(3) Was möchten Sie – unabhängig von Schuldfragen, künftig anders machen, weil es hilfreich wäre?
So nutzen Sie Feedback als Kompass, ohne Ihren Selbstwert daran zu hängen.
Kurz zusammengefasst: Sie dürfen Grenzen setzen, ohne hart zu werden, indem Sie konsequent Konkretisierung einfordern.
Wenn Sie im Feedbackgespräch spontan selbst Feedback geben möchten
Manchmal entsteht im Feedbackgespräch der Impuls: „Ich habe auch etwas zu sagen.“ Das kann sinnvoll sein, wenn Sie es klug steuern. Entscheidend ist, ob es dem Ziel dient oder ob es ein Ausweichmanöver aus Stress ist.
Zwei professionelle Optionen
- Option A: Kurz anmerken und vertagen
„Ich habe dazu auch eine Beobachtung, die ich gern in einem eigenen Gespräch vertiefen würde, damit wir hier fokussiert bleiben.“ - Option B: Kurz aufnehmen, wenn es direkt dazu gehört
„Darf ich eine Anmerkung geben, die mir hilft, das künftig besser zu machen? Mir fehlt an Punkt X oft die Information Y.“
Kurz zusammengefasst: Gegenfeedback kann im Feedbackgespräch Platz haben, wenn es den Fokus stärkt, nicht wenn es ihn verwässert.
Wissenschaftlicher Nachweis: Warum Ihre Reaktion im Feedbackgespräch so viel ausmacht
Feedback wirkt nicht nur über Inhalte, sondern über die psychologische Situation, in der es stattfindet. Kluger & DeNisi zeigen in ihrer Meta-Analyse, dass Feedback-Interventionen zwar im Durchschnitt Leistung verbessern, aber ein erheblicher Anteil auch negative Effekte haben kann, abhängig von Gestaltung und Fokus.
Zusätzlich ist das Klima entscheidend: Edmondson beschreibt, dass psychologische Sicherheit in Teams mit Lernverhalten zusammenhängt. In einem sicheren Klima werden Fragen gestellt, Fehler eher benannt und so wird Entwicklung wahrscheinlicher.
FAQs zum Feedbackgespräch (aus der Perspektive der Person, die Feedback erhält)
Wie bereite ich mich auf ein Feedbackgespräch vor, wenn ich nicht weiß, was kommt?
Setzen Sie sich ein klares Ziel (z. B. Klarheit über Erwartungen) und bringen Sie vorbereitete Fragen mit, die Beispiele und nächste Schritte einfordern. So steuern Sie das Gespräch, ohne die Inhalte vorher zu kennen.
Wie reagiere ich im Feedbackgespräch, wenn ich mich ungerecht behandelt fühle?
Bleiben Sie ruhig und bitten Sie um Konkretisierung: „Können Sie mir ein Beispiel nennen?“ Wenn es weiterhin unfair wirkt, benennen Sie sachlich Ihren Eindruck und schlagen Sie eine Klärung vor oder vertagen Sie den Punkt in ein separates Gespräch.
Was mache ich, wenn ich im Feedbackgespräch emotional werde?
Erlauben Sie sich eine kurze Pause und benennen Sie sie professionell: „Ich möchte mich kurz sortieren.“ Das ist oft besser, als defensiv zu werden oder zuzustimmen, obwohl Sie innerlich überfordert sind.
Wie stelle ich sicher, dass aus dem Feedbackgespräch wirklich etwas entsteht?
Bitten Sie am Ende um eine klare Vereinbarung: ein konkretes Verhalten, ein Zeitraum und ein Messpunkt („Woran merken wir beide, dass es besser läuft?“). Ohne diese drei Punkte bleibt Feedback oft nur ein Eindruck.
Fazit: Ihr nächstes Feedbackgespräch kann sich wie Rückenwind anfühlen
Ein Feedbackgespräch ist kein Test Ihrer Persönlichkeit, sondern ist vom Gegenüber in der Regel wohlwollend gemeint. Es ist eine Gelegenheit, Klarheit zu gewinnen, Prioritäten zu verstehen und sich Ihrer Wirkung bewusster zu werden. Wenn Sie mit einem Ziel hineingehen, gute Fragen stellen, Beispiele einfordern und am Ende eine Vereinbarung schließen, verwandeln Sie Feedback in etwas sehr Praktisches: einen nächsten Schritt, der Sie stärkt. Und genau das spürt man im Alltag nicht nur in Ergebnissen, sondern auch in Ihrem Auftreten: Sie werden ruhiger, klarer, präsenter.
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