Ein Feedback Gespräch kann im Arbeitsalltag viel mehr sein als ein Pflichttermin. Richtig geführt wird es zu einem Moment, in dem Orientierung entsteht, Leistung leichter abrufbar wird und Beziehungen stabiler werden. Gleichzeitig ist es ein sensibles Format: Schon wenige Sätze können beim Gegenüber Motivation entfachen oder innere Abwehr auslösen. Genau deshalb lohnt es sich, Feedback nicht „nebenbei“ zu geben, sondern bewusst, strukturiert und menschlich.
Wenn Sie als Feedback gebende Person ein Feedback Gespräch führen, tragen Sie die Verantwortung für den Rahmen. Ihr Gegenüber spürt oft unbewusst, ob Sie Entwicklung ermöglichen wollen oder ob es um Bewertung geht. Diese feinen Signale entscheiden mit darüber, ob Ihr Feedback ankommt. Menschen reagieren besonders positiv, wenn sie Sicherheit, Autonomie und Zugehörigkeit erleben. Ein gutes Feedback Gespräch schafft genau diese drei Zustände, ohne weichgespült zu werden.
„Ein gutes Feedback Gespräch hinterlässt keine Scham, sondern Orientierung: Es macht sichtbar, was wirkt und öffnet die Tür zu dem, was möglich ist.“ – Doris Neuherz, Feedback-Enthusiastin
Was ein Feedback Gespräch leisten soll
Ein Feedback Gespräch ist ein strukturierter Austausch über beobachtbares Verhalten, Wirkung und nächste Schritte. Es geht um Ausrichtung, Lernen und Zusammenarbeit. Es geht nicht darum, Druck abzulassen, Schuld zu verteilen oder Persönlichkeit zu bewerten. Je klarer Sie diese Grenze halten, desto professioneller wirkt Ihr Gespräch und desto weniger muss Ihr Gegenüber „gegenhalten“.
Drei Ziele, an denen Sie Ihr Feedback Gespräch ausrichten können
Orientierung geben: Was war hilfreich, was war hinderlich, was soll künftig anders laufen?
Entwicklung ermöglichen: Welche Fähigkeit oder welches Verhalten soll gestärkt werden?
Zusammenarbeit stabilisieren: Auch kritisches Feedback kann Vertrauen erhöhen, wenn es fair und konkret ist.
Kurz zusammengefasst: Ein Feedback Gespräch ist dann wirksam, wenn es gleichzeitig Richtung gibt und die Würde des Gegenübers schützt.
Warum Feedback Gespräche oft kippen (obwohl es gut gemeint war)
Viele Feedback Gespräche scheitern nicht am Inhalt, sondern am „Wie“. Häufige Ursachen sind Unschärfe („Sie sind unzuverlässig“), falsches Timing (zu spät, zu emotional) oder ein Einstieg ohne sicheren Rahmen („Wir müssen reden“). Dann springt beim Gegenüber schnell ein Schutzprogramm an: Rechtfertigung, Rückzug oder Gegenangriff. Lernen wird in diesem Moment schwer, egal wie gut Ihre Argumente sind.
Als Feedback gebende Person gewinnen Sie enorm, wenn Sie Ihr Feedback Gespräch so gestalten, dass es kein Urteil, sondern mehr Orientierung ist. Das beginnt mit Vorbereitung und endet mit einer klaren Vereinbarung.
Vorbereitung auf das Gespräch: Der Unterschied zwischen „nett gesagt“ und „wirksam geführt“
Ein gutes Feedback Gespräch braucht keine langen Dokumente, aber es braucht Klarheit. Planen Sie 10 bis 15 Minuten Vorbereitung ein und schreiben Sie sich Stichworte auf, damit Sie im Gespräch fokussiert bleiben.
Mini-Checkliste für Ihre Vorbereitung
Welche konkrete Situation meine ich (Datum, Meeting, Projektphase)?
Welches Verhalten habe ich beobachtet (ohne Interpretation)?
Welche Auswirkung hatte es (auf Ergebnis, Team, Kund:innen, Zeit)?
Was wünsche ich mir konkret stattdessen (beobachtbar, realistisch)?
Welche Frage bringt die Gesprächspartner:in in die Eigenverantwortung?
Kurz zusammengefasst: Vorbereitung macht Ihr Feedback Gespräch leiser und gleichzeitig klarer, weil Sie nicht diskutieren, was „eigentlich gemeint“ war.
Ablauf für ein Feedback Gespräch, der Sicherheit und Klarheit gibt
Struktur ist kein Korsett, sondern ein Geländer. Sie gibt Ihnen Führung und dem Gegenüber Orientierung. Ein praxistauglicher Ablauf besteht aus fünf Phasen.
1) Einstieg: Rahmen, Dauer, Ziel
Beginnen Sie mit einem kurzen Rahmen: Worum geht es, wie lange dauert es, welches Ziel verfolgen Sie. Das reduziert unbewusst Stress und senkt die Wahrscheinlichkeit von Abwehr.
Beispiel: „Danke, dass Sie da sind. Ich möchte eine konkrete Situation aus dem Projekt besprechen, damit wir künftig noch klarer zusammenarbeiten. Ich plane dafür etwa 25 Minuten.“
2) Sinn: Warum dieses Feedback jetzt wichtig ist
Menschen nehmen Feedback leichter an, wenn sie den Sinn erkennen. Verbinden Sie Ihr Anliegen mit einem gemeinsamen Ziel: Qualität, Kundennutzen, Entlastung, Zusammenarbeit.
Beispiel: „Mir ist wichtig, dass unsere Abstimmungen so laufen, dass Entscheidungen tragfähig sind und wir Nacharbeit vermeiden.“
3) Beobachtung: Situation, Verhalten, Wirkung
Bleiben Sie bei dem, was sichtbar ist. Beschreiben Sie Verhalten und Wirkung, nicht Charakter und Motive. Das ist der Kern eines professionellen Feedback Gesprächs.
Beispiel (Teamleitung an Mitarbeiter:in): „Im Jour fixe am Dienstag haben Sie während der Beiträge der Kolleg:innen mehrfach E-Mails beantwortet. Das hatte die Auswirkung, dass zwei Themen wiederholt werden mussten und am Ende zu wenig Zeit für eine klare Entscheidung war.“
4) Dialog: Perspektive einholen, ohne den Fokus zu verlieren
Jetzt entsteht Kooperation. Stellen Sie eine Frage, die die Person einlädt, Verantwortung zu übernehmen. Halten Sie den Rahmen, aber hören Sie zu.
Beispiel: „Wie haben Sie die Situation erlebt? Was war in dem Moment bei Ihnen im Fokus?“
5) Vereinbarung: Nächster Schritt und Messpunkt
Ein Feedback Gespräch ohne nächste Schritte ist wie ein Meeting ohne Ergebnis. Vereinbaren Sie ein konkretes Verhalten und einen Zeitpunkt zur Reflexion.
Beispiel: „Für die nächsten zwei Meetings ist mir wichtig, dass Sie Ihr Handy weglegen und Rückfragen zeitnah stellen. Wir schauen in zwei Wochen gemeinsam, wie es wirkt.“
Kurz zusammengefasst: Ein klarer Ablauf macht Feedback Gespräche wirksam, weil Sie führen, ohne zu drücken.
Bestärkendes Feedback: Wenn Sie im Gespräch nur Positives rückmelden möchten
Wenn Sie im Feedback Gespräch ausschließlich positives, bestärkendes Feedback geben möchten, gilt dieselbe Grundregel: konkret statt allgemein. Ein „Das war super“ freut kurz, verändert aber selten nachhaltig, weil das Gehirn nicht erkennt, was genau wiederholt werden soll. Benennen Sie deshalb die konkrete Situation, das beobachtbare Verhalten und die positive Wirkung. Verknüpfen Sie das mit einer Einladung, diese Stärke bewusst weiter zu nutzen: „Im Kundentermin am Mittwoch haben Sie sehr klar zusammengefasst und die Kundin dadurch spürbar beruhigt. Das hat uns Zeit gespart und Vertrauen aufgebaut. Bitte behalten Sie diese Struktur bei, sie ist ein echter Erfolgsfaktor.“
Kurz zusammengefasst: Bestärkendes Feedback wirkt am stärksten, wenn es präzise ist, Wirkung sichtbar macht und die gewünschte Stärke in die Zukunft verlängert.
Übersicht: Formulierungen, die in Feedback Gesprächen zuverlässig funktionieren
Phase im Gespräch
Fokus
Beispiel-Formulierung
Typischer Effekt
Einstieg
Sicherheit, Rahmen
„Ich möchte eine konkrete Situation reflektieren, damit wir künftig noch besser zusammenarbeiten.“
weniger Abwehr
Beobachtung
Fakten statt Interpretation
„Am Donnerstag im Kundencall haben Sie zweimal unterbrochen, als die Kundin Anforderungen erklärt hat.“
Klarheit, Nachvollziehbarkeit
Wirkung
Konsequenz benennen
„Das hatte die Wirkung, dass die Kundin unsicher wurde und einen zentralen Punkt vergessen hat, sodass es zu einem unnötigen Follow-up Schriftverkehr kam.“
Sinn entsteht
Vereinbarung
Zukunft, Autonomie
„Was würden Sie beim nächsten Mal konkret anders machen und woran merken wir es beide?“
Verantwortung steigt
Konkrete Anwendungsbeispiele aus dem Arbeitsalltag
Praxisnähe ist im Feedback Gespräch entscheidend. Hier sind drei typische Szenen mit Formulierungen, die professionell wirken und gleichzeitig empathisch führen.
Beispiel 1: Nach einem Meeting, in dem Zeit verloren ging
Sie möchten nicht „kritisieren“, sondern Wirksamkeit erhöhen.
„Im Statusmeeting am Montag haben Sie bei drei Punkten sehr detailliert ausgeholt, bevor klar war, was die Kernfrage ist. Das hatte die Wirkung, dass wir am Ende zwei Themen verschoben haben. Mir ist wichtig, dass wir zuerst die Kernfrage klären und Details bei Bedarf ergänzen. Was hilft Ihnen, künftig schneller auf den Punkt zu kommen?“
Beispiel 2: In einem Projekt, wenn Verlässlichkeit wackelt
Hier hilft ein Fokus auf Absprachen statt auf Moral.
„Sie haben am Mittwoch zugesagt, die Zahlen bis Donnerstag 12 Uhr zu liefern. Sie kamen erst Freitagvormittag. Dadurch konnte das Angebot nicht rechtzeitig raus und wir hatten unnötigen Druck im Team. Mir ist wichtig, dass Zusagen zuverlässig sind oder frühzeitig angepasst werden. Was brauchen Sie, um Deadlines künftig stabil zu halten?“
Beispiel 3: Feedback an eine Führungskraft oder Expert:in, die schwer erreichbar ist
Je höher die Expertise, desto wichtiger ist Autonomie im Ton.
„Mir ist aufgefallen, dass Sie im Austausch häufig schnell entscheiden, bevor die Rückfragen im Raum sind und beantwortet werden können. Das hat die Wirkung, dass einige Kolleg:innen sich nicht einbringen und Entscheidungen später wieder aufgerollt werden. Ich wünsche mir, dass wir zwei Minuten für Rückfragen einplanen, bevor wir Entscheidungen festlegen. Wäre das für Sie machbar?“
Kurz zusammengefasst: Konkrete Situationen plus klare Wirkung plus eine Frage machen Ihr Feedback Gespräch handhabbar und umsetzungsstark.
Wenn im Feedback Gespräch Gegenfeedback kommt
Auch wenn Sie das Feedback Gespräch als Feedback gebende Person führen, kann es passieren, dass Ihr Gegenüber spontan Feedback zurückgibt. Das ist nicht automatisch Widerstand. Oft ist es der Versuch, Fairness herzustellen oder den eigenen Standpunkt sichtbar zu machen. Entscheidend ist Ihre Führung: Sie halten den Rahmen und bleiben gleichzeitig respektvoll.
Option 1: Gegenfeedback wertschätzen und auf ein separates Gespräch verschieben
Wenn das Gegenfeedback ein neues Thema öffnet (Ressourcen, Führung, Zusammenarbeit grundsätzlich) oder emotional wird, ist Vertagen häufig die beste Lösung.
„Danke, dass Sie das ansprechen. Ich nehme das ernst. Damit wir das heutige Thema abschließen können, schlage ich vor, wir vereinbaren dafür ein eigenes Gespräch.“
„Ich höre, dass da ein wichtiges Thema dahintersteht. Ich möchte heute unser Anliegen zu Ende führen und danach einen Termin für Ihr Feedback an mich fixieren.“
Kurz zusammengefasst: Sie geben dem Gegenfeedback Wert, ohne den Fokus des Feedback Gesprächs zu verlieren.
Option 2: Feedback aufnehmen, wenn es kurz und anschlussfähig ist
Manchmal ist Gegenfeedback konkret und passt direkt zum Gesprächsrahmen. Dann können Sie es kurz aufnehmen, ohne in eine Diskussion zu rutschen.
„Danke, ich nehme das auf. Können Sie mir ein Beispiel nennen, damit ich es richtig einordne?“
„Verstanden. Ich notiere mir das. Lassen Sie uns jetzt wieder zur Situation vom Dienstag zurückkommen.“
Kurz zusammengefasst: Sie zeigen Größe und Lernbereitschaft, behalten aber die Gesprächsführung, was unbewusst deeskalierend wirkt.
Schwierige Momente im Feedback Gespräch: Abwehr, Emotionen, Rechtfertigung
Wenn ein Feedback Gespräch intensiver wird, hilft eine ruhige Rückkehr zur Sache. Bleiben Sie freundlich, klar und konsequent bei beobachtbarem Verhalten. Vermeiden Sie Machtspiele, denn die kosten Energie und bringen selten Einsicht oder Entwicklung.
Mögliche Sätze: „Ich merke, das Thema bewegt gerade viel. Mir ist wichtig, dass wir fair bleiben. Wollen wir kurz sortieren, was der Kernpunkt ist?“ „Ich höre Ihre Sicht. Gleichzeitig möchte ich beim konkreten Verhalten bleiben, weil wir momentan nur dort etwas verändern können.“
Als Feedback gebende Person profitieren Sie zudem von einem Klima, in dem Lernen möglich ist. Forschung zu psychologischer Sicherheit beschreibt, dass Teams eher Lernverhalten zeigen, wenn interpersonelles Risiko (zum Beispiel Fehler zuzugeben oder Fragen zu stellen) weniger bedrohlich erlebt wird.
Häufige Fehler im Feedback Gespräch und die bessere Alternative
Fehler: „Immer“ und „nie“ verwenden Besser: einen konkreten Zeitpunkt nennen
Fehler: Motive unterstellen („Sie wollten…“) Besser: Wirkung beschreiben und nach Absicht fragen
Fehler: Feedback zwischen Tür und Angel Besser: Geschützter Raum und definierte Zeit für das Gespräch
Fehler: Nur Kritik oder nur Lob Besser: Stärken gezielt bestätigen und Entwicklungsfeld klar benennen
Kurz zusammengefasst: Je konkreter und fairer Sie formulieren, desto weniger Energie geht in Verteidigung und desto mehr bleibt für Veränderung.
Wissenschaftlicher Nachweis: Warum Feedback wirkt und warum es Fingerspitzengefühl braucht
Feedback kann Leistung und Lernen deutlich verbessern, aber nicht automatisch. Eine große Meta-Analyse von Kluger und DeNisi (1996) zeigt, dass Feedback-Interventionen im Durchschnitt positive Effekte haben, gleichzeitig aber ein relevanter Anteil auch negative Effekte auslösen kann, abhängig davon, wie Feedback gestaltet ist. Auch die Forschungen von Hattie und Timperley (2007) betonen, dass die Wirksamkeit von Feedback stark davon abhängt, auf welcher Ebene Feedback gegeben wird (Aufgabe, Prozess, Selbstregulation) und wie es formuliert ist.
FAQs zum Feedback Gespräch
Wie starte ich ein Feedback Gespräch, ohne Druck aufzubauen?
Geben Sie einen klaren Rahmen (Ziel, Dauer) und eine kooperative Absicht. Zum Beispiel: „Ich möchte eine konkrete Situation besprechen, damit wir künftig noch besser zusammenarbeiten können.“ Das wirkt verbindlich und reduziert Abwehr.
Wie gebe ich kritisches Feedback, ohne zu verletzen?
Bleiben Sie bei Situation, beobachtbarem Verhalten und Wirkung. Vermeiden Sie Bewertungen der Person. Schließen Sie mit einer konkreten Erwartung und einer Frage, die Autonomie ermöglicht: „Was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?“ Es gilt die Devise „Hart in der Sache und weich zum Menschen.“
Was mache ich, wenn die Person im Feedback Gespräch in Rechtfertigungen abgleitet?
Unterbrechen Sie freundlich und führen Sie zurück: „Ich höre den Kontext. Ich möchte beim konkreten Verhalten bleiben, damit wir einen klaren nächsten Schritt vereinbaren können.“ So bleiben Sie respektvoll und zielorientiert.
Was tue ich, wenn mein Gegenüber mir spontan Gegenfeedback gibt?
Entscheiden Sie bewusst: Entweder wertschätzen und vertagen („Dafür machen wir ein eigenes Gespräch“) oder kurz aufnehmen, wenn es kurz und anschlussfähig ist und anschließend den Fokus zurückholen. So bleiben Sie professionell und behalten die Führung.
Fazit: Ihr nächstes Feedback Gespräch darf klar sein und sich gleichzeitig gut anfühlen
Ein Feedback Gespräch ist eine Führungsleistung, auch ohne formale Führungsrolle. Sie schaffen einen Raum, in dem Klarheit möglich wird, ohne dass Menschen sich klein fühlen müssen. Wenn Sie konkret bleiben, Wirkung benennen und mit einer sauberen Vereinbarung enden, entsteht etwas, das im Alltag selten ist: Orientierung. Und genau diese Orientierung entlastet Teams, erhöht Qualität und macht Zusammenarbeit spürbar leichter.
